Τα απλογραφικά βιβλία είναι από τα πρώτα πράγματα που πρέπει να δρομολογήσετε αν αποφασίσετε να ιδρύσετε μια επιχείρηση, γιατί καθορίζουν όχι μόνο τη γραφειοκρατία που σας περιμένει, αλλά και το κόστος λογιστικής παρακολούθησης από την πρώτη μέρα. Η ερώτηση “απλογραφικά ή διπλογραφικά;” δεν είναι θέμα προσωπικής προτίμησης αλλά καθορίζεται σε μεγάλο βαθμό από τη νομική μορφή που θα επιλέξετε. Σε αυτόν τον οδηγό εξηγούμε πότε μια επιχείρηση τηρεί απλογραφικά βιβλία, πότε περνάει σε διπλογραφικά, και τι σημαίνει η παλιά ορολογία “Β’ και Γ’ κατηγορίας” που ίσως έχετε ακούσει.
Απλογραφικά βιβλία, Α’, Β’, Γ’ κατηγορίας – Τι ισχυεί σήμερα
Αν ψάχνετε στο διαδίκτυο, θα συναντήσετε παράλληλα δύο διαφορετικές ορολογίες, και αυτό δημιουργεί σύγχυση. Μέχρι το 2014 ίσχυε ο Κώδικας Βιβλίων και Στοιχείων, με τρεις κατηγορίες: Α’, Β’ και Γ’. Από το 2014 και μετά, με τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα (Ν. 4308/2014), η ορολογία απλοποιήθηκε σε δύο μόνο κατηγορίες:
- Η Α’ κατηγορία καταργήθηκε πλήρως και δεν υφίσταται πια στην πράξη.
- Η Β’ κατηγορία αντιστοιχεί σήμερα στα απλογραφικά βιβλία.
- Η Γ’ κατηγορία αντιστοιχεί σήμερα στα διπλογραφικά βιβλία.
Στην καθημερινή γλώσσα πολλοί επαγγελματίες και επιχειρηματίες συνεχίζουν να χρησιμοποιούν την παλιά ορολογία (“βιβλία Β’ κατηγορίας”), παρότι επίσημα ο σωστός όρος είναι πλέον “απλογραφικά”. Οι δύο εκφράσεις περιγράφουν ακριβώς το ίδιο πράγμα.
Τι είναι ακριβώς τα απλογραφικά βιβλία
Τα λογιστικά βιβλία είναι το επίσημο αρχείο όλων των οικονομικών συναλλαγών μιας επιχείρησης, εσόδων, εξόδων, περιουσιακών στοιχείων και υποχρεώσεων, όπως ορίζεται από τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα (Ν. 4308/2014) [1]. Ο νόμος τα ονομάζει επίσημα “λογιστικά αρχεία” (Κεφάλαιο 2 του νόμου), όρος που περιλαμβάνει τόσο τα ίδια τα βιβλία όσο και τα παραστατικά που τα τεκμηριώνουν. Σήμερα, ανεξαρτήτως κατηγορίας, η τήρησή τους γίνεται ηλεκτρονικά μέσω του myDATA, όπου κάθε παραστατικό διαβιβάζεται στην ΑΑΔΕ σχεδόν σε πραγματικό χρόνο. Αυτό που διαφοροποιείται ανά κατηγορία δεν είναι το αν θα είναι ηλεκτρονικά, αλλά το πόσο αναλυτική και πολύπλοκη είναι η καταγραφή.
Απλογραφικά βιβλία vs διπλογραφικά: Ποιά είναι η βασική διαφορά
Υπάρχουν δύο βασικές κατηγορίες λογιστικών βιβλίων στην Ελλάδα:
| Χαρακτηριστικό | Απλογραφικά (Β’ κατηγορίας) | Διπλογραφικά (Γ’ κατηγορίας) |
|---|---|---|
| Τρόπος καταγραφής | Μία εγγραφή ανά συναλλαγή | Διπλή εγγραφή (χρέωση/πίστωση) |
| Βασικό βιβλίο | Βιβλίο Εσόδων-Εξόδων | Ημερολόγιο, Γενικό Καθολικό, Ισοζύγιο |
| Ισολογισμός | Δεν απαιτείται | Απαιτείται πλήρης ισολογισμός |
| Παρακολούθηση περιουσίας/υποχρεώσεων | Περιορισμένη | Πλήρης και αναλυτική |
| Πολυπλοκότητα | Χαμηλή | Υψηλή |
| Κόστος λογιστικής τήρησης | Χαμηλότερο | Υψηλότερο |
| Ποιοι το τηρούν | Ατομικές, ΟΕ/ΕΕ φυσικών προσώπων (έως 1,5 εκατ. € τζίρο) | ΙΚΕ, ΕΠΕ, ΑΕ (πάντα) — και οι υπόλοιποι άνω των 1,5 εκατ. € |
Αν ψάχνετε συγκεκριμένο υπόδειγμα απλογραφικών βιβλίων για να δείτε πώς μοιάζει στην πράξη μια τέτοια καταχώρηση, ο λογιστής σας μπορεί να σας δείξει τη μορφή του Βιβλίου Εσόδων-Εξόδων μέσα από το λογιστικό πρόγραμμα που χρησιμοποιεί, σήμερα όλα αυτά τηρούνται ηλεκτρονικά, όχι σε χειρόγραφο έντυπο.
Η πολυπλοκότητα των διπλογραφικών βιβλίων μεταφράζεται αναπόφευκτα σε περισσότερο χρόνο λογιστικής επεξεργασίας κάθε μήνα, άρα και σε υψηλότερο κόστος λογιστικής υποστήριξης σε σχέση με τα απλογραφικά.
Ένα απλό παράδειγμα για να καταλάβετε τη διαφορά
Φανταστείτε μια πώληση 1.000 € σε πελάτη. Σε απλογραφικά βιβλία, η εγγραφή είναι απλή: Καταχωρείτε το ποσό ως έσοδο, με ημερομηνία και παραστατικό. Σε διπλογραφικά βιβλία, η ίδια συναλλαγή καταγράφεται δύο φορές μέσα στο σύστημα: χρεώνεται ο λογαριασμός “Πελάτες” με 1.000 € και πιστώνεται ο λογαριασμός “Πωλήσεις” με το ίδιο ποσό. Αυτή η διπλή κίνηση επιτρέπει ανά πάσα στιγμή να γνωρίζετε όχι μόνο τα κέρδη, αλλά και ποιος σας οφείλει, τι έχετε στην αποθήκη, και ποια είναι η συνολική περιουσιακή σας εικόνα, κάτι που τα απλογραφικά βιβλία δεν προσφέρουν με την ίδια ακρίβεια.
Ποια νομική μορφή τηρεί απλογραφικά και ποια διπλογραφικά βιβλία
Ο κανόνας δεν είναι ενιαίος, εξαρτάται τόσο από τη νομική μορφή όσο και, σε κάποιες περιπτώσεις, από τον τζίρο:
| Νομική μορφή | Κατηγορία βιβλίων |
|---|---|
| Ατομική επιχείρηση | Απλογραφικά, εκτός αν ο τζίρος ξεπεράσει το 1.500.000 € |
| ΟΕ / ΕΕ (φυσικά πρόσωπα ως μέλη) | Απλογραφικά, εκτός αν ο τζίρος ξεπεράσει το 1.500.000 € |
| ΟΕ / ΕΕ (με μέλη νομικά πρόσωπα περιορισμένης ευθύνης) | Υποχρεωτικά διπλογραφικά, ανεξαρτήτως τζίρου |
| ΙΚΕ | Υποχρεωτικά διπλογραφικά, ανεξαρτήτως τζίρου |
| ΕΠΕ | Υποχρεωτικά διπλογραφικά, ανεξαρτήτως τζίρου |
| ΑΕ | Υποχρεωτικά διπλογραφικά, ανεξαρτήτως τζίρου |
Η λογική πίσω από αυτόν τον διαχωρισμό είναι απλή: Οι εταιρίες κεφαλαίου με περιορισμένη ευθύνη (ΙΚΕ, ΕΠΕ, ΑΕ) θεωρούνται εξ ορισμού πιο σύνθετες οντότητες, με ξεχωριστή περιουσία από τους μετόχους τους, και άρα χρειάζονται την πληρότητα των διπλογραφικών βιβλίων ανεξαρτήτως μεγέθους. Οι ατομικές επιχειρήσεις και οι προσωπικές εταιρείες φυσικών προσώπων, αντίθετα, ξεκινούν από τα απλούστερα απλογραφικά και μεταβαίνουν σε διπλογραφικά μόνο όταν το μέγεθός τους το επιβάλλει.
Μετάβαση από απλογραφικά σε διπλογραφικά λόγω τζίρου
Από απλογραφικά σε διπλογραφικά
Αν τηρείτε απλογραφικά βιβλία και ο τζίρος σας ξεπεράσει το 1.500.000 € για δύο συνεχόμενες διαχειριστικές χρήσεις, υποχρεούστε να μεταβείτε σε διπλογραφικά από την επόμενη χρήση. Η αλλαγή δεν μπορεί να γίνει μέσα στην ίδια χρήση αναδρομικά, απαιτείται πάντα η μετάβαση να ισχύει από την 1η Ιανουαρίου της νέας χρήσης.
Αλλαγή κατηγορίας βιβλίων από διπλογραφικά σε απλογραφικά
Είναι ερώτημα που έχει αυξηθεί σημαντικά τον τελευταίο χρόνο, καθώς αρκετές επιχειρήσεις βλέπουν μειωμένο τζίρο και αναρωτιούνται αν μπορούν να “κατέβουν” κατηγορία. Η απάντηση είναι ναι, αλλά με προϋπόθεση: Αν ο τζίρος σας πέσει κάτω από το όριο των 1.500.000 € για δύο συνεχόμενες χρήσεις, μπορείτε να ζητήσετε επιστροφή σε απλογραφικά βιβλία, κατόπιν έγκρισης από την αρμόδια ΔΟΥ. Δεν γίνεται αυτόματα ούτε μονομερώς αλλά χρειάζεται αίτημα και έλεγχο των δύο τελευταίων χρήσεων.
Μια επιχείρηση μπορεί επίσης να επιλέξει προαιρετικά διπλογραφικά βιβλία ακόμη κι αν δεν την υποχρεώνει ο τζίρος της, κάτι που κάποιοι επιλέγουν όταν θέλουν πιο αναλυτική εικόνα της επιχείρησής τους ή προετοιμάζονται για μελλοντική μετατροπή σε εταιρεία κεφαλαίου.
Τι κινδυνεύετε αν δεν τηρείτε σωστά τα απλογραφικά ή διπλογραφικά βιβλία σας
Η μη τήρηση ή η μη ενημέρωση των λογιστικών βιβλίων σύμφωνα με τις προθεσμίες του νόμου δεν είναι απλή παράλειψη αλλά επισύρει συγκεκριμένα πρόστιμα [2]. Αν διαπιστωθεί μη τήρηση για τουλάχιστον μία από τις τρεις τελευταίες φορολογικές χρήσεις, το πρόστιμο υπολογίζεται στον μέσο όρο των δηλωθέντων εσόδων και δεν μπορεί να είναι κατώτερο από 30.000 € ανά ελεγχόμενο έτος για υπόχρεους απλογραφικών βιβλίων, ή 50.000 € ανά έτος για υπόχρεους διπλογραφικών. Αυτό δείχνει πόσο σοβαρά αντιμετωπίζει η φορολογική διοίκηση το θέμα, ακόμη κι αν η επιχείρηση είναι μικρή.
Πώς τηρούνται σωστά τα απλογραφικά βιβλία στην πράξη
Η καθημερινή τήρηση απλογραφικών βιβλίων δεν χρειάζεται ώρες δουλειάς, χρειάζεται συνέπεια. Τα βήματα που ακολουθεί στην πράξη κάθε επιχείρηση:
- Συγκέντρωση παραστατικών: Κάθε τιμολόγιο, απόδειξη ή απόδειξη είσπραξης που εκδίδετε ή λαμβάνετε.
- Ταξινόμηση: Κάθε παραστατικό χαρακτηρίζεται ως έσοδο ή έξοδο, και μέσα από το myDATA πλέον και με τον αντίστοιχο λογιστικό/φορολογικό χαρακτηρισμό.
- Καταχώρηση: Το ποσό, η ημερομηνία και η περιγραφή περνούν στο Βιβλίο Εσόδων-Εξόδων μέσω του λογιστικού προγράμματος.
- Αρχειοθέτηση: Το παραστατικό φυλάσσεται (φυσικά ή ψηφιακά) για τυχόν μελλοντικό έλεγχο.
- Μηνιαίος έλεγχος: Συμφωνία των υπολοίπων ώστε να εντοπιστεί έγκαιρα τυχόν απόκλιση ή παραστατικό που έχει ξεφύγει.
Συχνά λάθη στην τήρηση απλογραφικών βιβλίων
- Ανάμειξη προσωπικών και επαγγελματικών εξόδων: Κάθε προσωπική δαπάνη που περνάει ως επαγγελματική δημιουργεί πρόβλημα σε τυχόν έλεγχο.
- Καθυστερημένη καταχώρηση: Η συσσώρευση παραστατικών σε βάθος μηνών αυξάνει την πιθανότητα λάθους και δυσκολεύει τη συμφωνία.
- Ελλιπής αρχειοθέτηση: Χωρίς νόμιμο παραστατικό, μια δαπάνη δεν αναγνωρίζεται φορολογικά, όσο “πραγματική” κι αν είναι.
- Λανθασμένος χαρακτηρισμός εσόδων/εξόδων στο myDATA: Επηρεάζει άμεσα τον υπολογισμό του φόρου και μπορεί να επισύρει πρόστιμο.
Συχνές ερωτήσεις για τα απλογραφικά βιβλία
Μπορώ να τηρώ προαιρετικά διπλογραφικά βιβλία ενώ δικαιούμαι απλογραφικά;
Ναι. Ο νόμος επιτρέπει προαιρετική ένταξη σε διπλογραφικά, χωρίς αυτό να σας υποχρεώνει σε σύνταξη πλήρους ισολογισμού αν παραμένετε πολύ μικρή οντότητα.
Αλλάζει κάτι στα απλογραφικά βιβλία λόγω myDATA;
Όχι, αλλάζει μόνο ο τρόπος τήρησης, που είναι πλέον ηλεκτρονικός και σε πραγματικό χρόνο, αντί για χειρόγραφο ή απλό αρχείο excel.
Τι γίνεται αν ξεκινήσω με απλογραφικά και μεγαλώσει η επιχείρησή μου;
Παρακολουθείτε τον τζίρο σας. Μόλις ξεπεράσετε το 1.500.000 € για δύο συνεχόμενες χρήσεις, μεταβαίνετε υποχρεωτικά σε διπλογραφικά από την επόμενη χρήση.
Τι πρέπει να θυμάστε
Τα απλογραφικά βιβλία (ή τα διπλογραφικά, ανάλογα με την περίπτωσή σας) δεν είναι απλώς μια γραφειοκρατική λεπτομέρεια που αποφασίζει ο λογιστής σας, αλλά είναι άμεση συνέπεια της νομικής μορφής που επιλέγετε, και επηρεάζουν τόσο το κόστος όσο και την πολυπλοκότητα της καθημερινής σας λειτουργίας. Αν σκέφτεστε ίδρυση εταιρείας κεφαλαίου (π.χ. ΙΚΕ), καλό είναι να γνωρίζετε εκ των προτέρων ότι τα διπλογραφικά βιβλία είναι δεδομένα, ανεξαρτήτως του πόσο μικρή ξεκινά η δραστηριότητά σας. Αναλυτικά για τα βήματα και τα πλεονεκτήματα αυτής της επιλογής μπορείτε να δείτε στον οδηγό μας Ίδρυση ΙΚΕ: Πλεονεκτήματα, Βήματα, Διαδικασία.
Η Link Consulting αναλαμβάνει πλήρως τις λογιστικές υπηρεσίες της επιχείρησής σας, είτε τηρείτε απλογραφικά είτε διπλογραφικά βιβλία, προσαρμοσμένη στη νομική μορφή και το μέγεθος της επιχείρησής σας. Επικοινωνήστε μαζί μας για να δούμε τι ισχύει στη δική σας περίπτωση.
Πηγές:
[1] Υπουργείο Εθνικής Οικονομίας και Οικονομικών — Ν. 4308/2014 «Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα» (επίσημο κείμενο νόμου): https://minfin.gov.gr/wp-content/uploads/2024/02/%CE%9D-4308-2014.pdf
[2] ΑΑΔΕ — Κώδικας Φορολογικής Διαδικασίας, Ν. 5104/2024 (Μέρος Γ’: Τήρηση Λογιστικών Αρχείων – Βιβλίων και Στοιχείων, κυρώσεις μη συμμόρφωσης): https://www.aade.gr/sites/default/files/2024-04/FEK-a58_2024_n5104.pdf
